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Eine weitere wichtige Tätigkeit des Notars ist die Beglaubigung von Tatsachen, z.B. von Unterschriften. So müssen beispielsweise alle Anmeldungen zum Handelsregister und alle Bewilligungen zum Grundbuch "notariell beglaubigt" sein, um die Richtigkeit dieser Register zu garantieren. Das heißt, der Notar hat sich über die Identität des Unterschreibenden versichert (entweder durch amtlichen Lichtbildausweis oder weil dieser persönlich bekannt ist) und bezeugt, dass dieser vor ihm unterschrieben oder die bereits vorher vollzogene Unterschrift als eigene anerkannt hat. Manchmal wird das Dokument bereits fertig mitgebracht.

Die Beglaubigung

Gerade im Handelsrecht und im Grundstücksrecht entwirft der Notar die Anmeldungen und Bewilligungen jedoch meist selbst und berät die Mandanten umfassend über die damit verbundenen Folgen und die mit einzureichenden Dokumente. Es ist der Ausnahmefall, dass der Notar einfach nur die Unterschrift entgegennimmt.

Neben Unterschriften beglaubigt der Notar auch häufig Abschriften. Eine beglaubigte Abschrift hat jedoch nicht die gleiche Aussagekraft wie das Original (das beim Notar Urschrift heißt) oder eine Ausfertigung davon (dies ist eine Zweitschrift der notariellen Urkunde, die die gleiche Wirkung hat wie das Original). Die beglaubigte Abschrift einer Vollmacht besagt beispielsweise nur, dass der Unterzeichner im Zeitpunkt der Beglaubigung im Besitz der Vollmachtsurkunde war. Dies genügt für die Rechtswirksamkeit eines zu diesem Zeitpunkt geschlossenen Vertrages. Da die Vollmacht schon am nächsten Tag widerrufen worden sein kann, ist die beglaubigte Abschrift der Vollmacht nach einigen Tagen bereits nichts mehr wert und kann für einen erneuten Vertragsschluss nicht mehr verwendet werden. Deshalb ist es so wichtig, dass Vollmachten entweder im Original oder aber in Ausfertigung mitgebracht werden.

Die einfache Kopie schließlich hat keinerlei Rechtsmacht. Sie dient lediglich der Information der Parteien über das notarielle Geschäft und wird in den Akten abgeheftet.